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行业标准

2016年数字档案室建设评价指标(征求意见稿)

作者: 时间:2018-05-30 点击数:

(征求意见稿)

满分100分(组织建设5分,基础设施建设15分,应用系统建设30分,数字档案资源建设35分,保障体系建设15分),加分8分。

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

1.

领导与组织

5

 

 

 

1.1.

明确了本单位电子文件归档管理与数字档案室建设的分管领导和职能部门

2

1.未明确分管领导的,本条扣 2  分。

2.明确分管领导,但未明确档案部门为数字档案室建设的主要职能部门的,扣  1 分;未明确信息化部门、电子文件形成部门、保密部门在数字档案室建设中承担职责的,扣 0.5  分。

 

 

1.2.

将电子文件归档与数字档案室建设纳入本单位电子政务建设发展规划

1

1.未将电子文件归档与数字档案室建设纳入本单位电子政务建设发展规划的,本条扣  1 分。

2.纳入本单位电子政务建设发展规划,但规划中未明确电子文件归档与数字档案室建设工作目标的,扣  0.5 分。

 

 

1.3.

建立档案部门、信息化部门联合开展业务系统电子文件归档功能开发、数字档案室建设与管理机制

1

1.未形成联合工作机制的,本条扣 1  分。

2.形成联合工作机制,但单位业务管理系统未同步规划设计电子文件归档功能的,每个系统扣  0.2 分,扣满 0.6 分为止;单位信息化部门未参与数字档案室建设或管理的,扣  0.5 分。

 

 

1.4.

数字档案室建设与管理工作纳入有关人员岗位职责和年度考核

1

1.数字档案室建设与管理工作未纳入相关人员岗位职责的,扣  0.5 分。 2.数字档案室建设与管理工作未纳入相关人员年度考核的,扣  0.5 分。

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

2.

基础设施建设

15

 

 

 

2.1.

数字档案室主机房配置科学合理

2

1.主机房符合《电子信息系统机房设计规范》(GB  50174-2008)要求的 B 级机房标准的,本条不扣分。

2.主机房未达到 B  级机房标准的,按照以下标准评分:

a.          主机房选址不合理,未远离强电磁场、强振动源、强噪声源等场所和区域,未远离粉尘、油烟等易燃易爆场所和区域的,扣 0.4  分。

b.         主机房未具备双路供电系统的,扣 0.1 分;未配备计算机设备专用配电柜的,扣 0.1  分;未配备计算机设备专用后备式不间断电源或蓄电池组供电时间低于  2 小时的,扣 0.1 分。

c.          未配备主机房安全防范与监控系统的,扣 0.2 分;未配备门禁设施(如身份卡、指纹、虹膜等识读设备)的,扣  0.1 分;未配备视频监控设施或监控视频保存周期达不到三个月的,扣 0.1  分;未配备温度、烟感等报警装置的,扣  0.1 分。

d.         未配备主机房洁净气体灭火系统或高压细水雾灭火系统的,扣 0.2 分。

e.          未配备主机房专用空调设施的,扣 0.2 分;主机房开机、关机温湿度控

制不符合标准要求(开机温度 22-24、湿度 40%-55%,关机温度 5-35、湿度 40%-70%)的,每项扣 0.1  分。

 

 

2.2.

数字档案室配备能够满足数字档案资源管理需要的网络基础设施

2

1.数字档案室应具备政务外网、政务内网、单位内部局域网等网络信息点。

缺少一种网络信息点的,每项扣 0.1  分。

2.数字档案室各网络信息点数量配置应满足业务要求。办公区、整理区和利用区网络信息点数量不能满足需要的,每项扣  0.1 分。

3.数字档案室应用系统运行在与因特网物理隔离的局域网或基于  VPN 构建的政务外网虚拟专用网络。系统运行在政务外网公共网络区域的,扣 0.4  分。

4.数字档案室应用系统运行网络带宽满足各类数字档案资源传输、利用要求。主干线路未采用光纤铺设的,扣  0.3 分;管理利用终端桌面网络带宽未

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

达到 100M 的,扣 0.3  分。

5.数字档案室应用系统运行网络核心交换机、接入交换机等网络交换设备未实现冗余的,扣  0.4 分。

 

 

2.3.

数字档案室配备能满足工作需要的专业服务器

3

1.数字档案室应配置专业服务器(包括本单位自行采购部署的专业服务器或电子政务云统一提供的虚拟机)。与其他业务合用专业服务器的,扣  1 分;使用非专业服务器的,扣 2 分。

2.数字档案室专业服务器应为近三年采购的主流配置产品。专业服务器使用时间超过  6 年的,扣 1 分;使用时间在 3  年以上但低于 6  年的,扣 0.5  分。

3.数据库服务器和 WEB  应用服务器合用  1 台服务器的,扣 0.6 分。

4.数字档案室服务器未实现冗余的,扣 0.4  分。

 

 

2.4.

数字档案室配备数字档案资源在线存储设备

3

1.数字档案室应配备 SANNAS  等专用磁盘阵列(包括本单位自行采购部署的存储设备或电子政务云统一提供的存储池)。使用服务器硬盘作为在线存储设备的,扣  0.5 分。

2.在线存储设备可用容量应至少能满足本单位数字档案资源  2 年的增长量。在线存储设备只能满足 1  年增长量的,扣  0.2 分;可用容量低于 1 年增长量的,扣 0.5  分;磁盘阵列不具备可扩展性的,扣  1 分。

3.磁盘阵列的 I/O  吞吐量应达到 3Gb/s  以上。I/O  吞吐量高于 1.5Gb/s  但达不到 3Gb/s  的,扣 0.2  分;I/O  吞吐量达不到 1.5Gb/s  的,扣 0.5  分。

 

 

2.5.

数字档案室配备近线或离线备份系统

1

1.数字档案室应配备近线和同城异地备份设备(包括本单位自行采购的近线和同城异地备份设备或电子政务云统一提供的近线和同城异地备份设备)。未配备近线和同城异地备份设备的,扣  0.5 分;近线和同城异地备份设备未使用国产化产品的,扣 0.2  分。

2.数字档案室应配备离线备份设备,采用磁带、光盘、移动硬盘等脱机存储介质进行离线备份。未配备离线备份设备的,扣 0.3  分。

3.数字档案室未配备离线备份介质检测设备的,扣  0.2 分。

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

2.6.

数字档案室配备必要的正版基础软件

1

1.数字档案室配备正版网络操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索、光学字符识别(OCR)等基础软件。缺少基础软件的,每项扣 0.1  分;基础软件未使用国产化产品的,扣  0.1 分。

2.数字档案室配备通用的字处理、图像查看、音、视频服务器或播放等工具软件。缺少工具软件的,每项扣  0.1 分;工具软件未使用国产化产品的,扣

0.1  分。

 

 

2.7.

参照信息系统安全等级保护有关要求为数字档案室应用系统建立安全保障体系

2

1.数字档案室应用系统通过《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》(GB/T  22239-2008)信息系统安全等级保护二级测评的,本条不扣分。

2.未达到等级保护二级测评的,按照以下标准评分:

a.          应参照《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》《档案信息系统安全保护基本要求》等开展管理工作。未建立安全管理制度、未设立安全管理机构、未实施人员安全管理、未开展系统建设管理、未开展系统运维管理的,每项扣  0.1 分。

b.         应参照《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》《档案信息系统安全保护基本要求》等落实技术保障措施。物理安全保障不到位、网络安全保障不到位、主机安全保障不到位、应用安全保障不到位、数字安全及备份恢复保障不到位的,每项扣  0.1 分。

c.          配备入侵防御、查杀病毒、防火墙、用户认证、数字签名、移动存储介质管理、业务审计等安全管理工具(本单位自行采购部署的或由电子政务云统一提供的安全管理设备、工具等)。缺少安全管理设备或工具的,每项扣  0.1 分;安全管理设备、工具未使用国产化产品的,扣 0.1  分。

3.档案部门与信息化部门应联合实施数字档案室应用系统三员管理。未实施三员管理的,扣 0.5  分;系统管理员、安全管理员和审计员授权不明确,职责落实不到位的,扣  0.2 分。

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

2.8.

数字档案室配备满足工作需要的终端及辅助设备

1

1.按照档案室在岗档案管理人员数量满配专用终端计算机。缺少终端计算机的,扣  0.2 分。

2.档案室利用区配备专用档案查阅终端计算机。未配备专用档案查阅终端计算机的,扣  0.1 分。

3.档案室配备恒温恒湿防磁柜、扫描仪、数码照相机、刻录机、打印机等辅助设备。缺少设备的,每项扣  0.1 分。

 

 

3.

应用系统建设

30

 

 

 

3.1.

业务系统电子文件归档功能

3

1.业务系统应内嵌电子文件分类方案、归档范围与保管期限表,具备自动或半自动鉴定电子文件归档范围、划定保管期限和预归档功能,能够完成格式转换等基本整理。

2.未实现内嵌电子文件分类方案、归档范围与保管期限表的,每项扣  0.5 分。

3.未实现自动或半自动鉴定电子文件归档范围功能的,扣  0.4 分;未实现划定保管期限功能的,扣 0.4  分;未实现预归档功能的,扣  0.2 分。

4.未在业务系统中完成格式转换等基本整理要求的,扣  0.5 分。

 

 

3.2.

档案门类管理

2

1.具有多门类档案管理功能,档案门类划分合理,应用软件界面档案门类树罗列准确。系统应具备文书、声像(照片、录音、录像)、科技等档案门类管理。缺少档案门类的,  每项扣 0.2 分。

2.按照《国家基本专业档案目录》核查专业档案门类。缺少档案门类的,每项扣  0.2 分,扣满 0.4 分为止。

3.具备新增档案门类功能,新增电子档案门类和实体档案门类应能实现电子文件、元数据和目录信息的接收采集、分类编目、检索利用、鉴定处置、统计打印等功能。不具备新增档案门类功能的,扣  0.1 分;新增档案门类缺少功能的,每项扣 0.1  分。

 

 

3.3.

配置信息管理

2

1.具备建立、管理本单位档案分类方案、保管期限处置表功能。不具备建立

档案分类方案、保管期限处置表的,每项扣 0.3  分;不具备档案分类方案、

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

保管期限处置表管理(增删改)功能的,每项扣 0.2  分。

2.具备各种门类电子档案的元数据方案建立与管理功能和元数据值有效性验证设置功能。不具备建立电子档案的元数据方案的,扣  0.3 分;不具备电子档案的元数据方案管理(增删改)功能的,扣 0.2  分;不具备元数据值有效性验证功能的,扣  0.5 分。

 

 

3.4.

接收采集功能

4

1.系统应具备自动或手动接收采集文书、照片、录音、录像等不同类型电子文件功能,接收采集电子文件时应确保电子档案的内容与元数据、电子档案的各组件保持关联,同时应自动记录接收采集业务行为元数据。

2.不具备办公自动化等业务系统的电子文件在线自动接收登记功能的,扣  1 分。

3.不具备照片、录音、录像类电子文件接收采集功能的,扣  0.3 分;不具备电子文件批量采集功能的,扣 0.3  分。

4.不具备设置接收采集电子文件元数据项目功能的,扣  1 分。

5.不具备电子档案的内容与元数据、电子档案的各组件关联功能的,扣  0.4 分。

6.不具备自动记录接收采集业务行为元数据功能的,扣  1 分。

 

 

3.5.

分类编目功能

4

1.数字档案室应用系统应支持电子文件的分类、编目、命名和存储,完成电子文件的归档保存,辅助完成纸质等传统载体归档文件的分类、编目工作。

2.系统应能够按照分类方案、元数据方案对电子文件进行分类和元数据自动采集,根据权限手工著录、修改电子档案实体元数据,并具备辅助传统载体归档文件分类、著录功能。不具备电子文件分类功能的,扣  0.3 分;不具备辅助传统载体归档文件分类功能的,扣 0.3  分;不具备根据分类结果自动赋予电子档案档号功能的,扣  0.3 分;不具备自动采集记录电子档案元数据功能的,扣 0.3  分;不具备根据权限手工著录、修改电子档案实体元数据功能的,扣  0.3 分;不具备辅助传统载体档案著录功能的,扣 0.3  分。

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

3.系统应具备档案资源的删除与回收功能,档案资源回收后应确保电子档案及其组件与元数据的关联关系。不具备档案资源删除回收功能的,扣  0.4 分;回收后电子档案关联关系存在问题的,扣 0.2  分。

4.应具备对归档电子文件自动或手动进行 PDF  OFD  格式版式文件转换功能(业务系统已经具备格式转换功能的,此处不扣分),并具备对电子档案各组件进行签名功能。不具备版式文件格式转换功能的,扣  0.5 分;仅具备手工转换功能的,扣 0.2 分;不具备电子档案签名功能的,扣 0.5  分;不具备签名验证功能的,扣  0.2 分。

5.系统应具备依据档号等带有语义信息的唯一标识符自动、逐级建立并命名电子档案内容存储文件夹功能,确保电子档案存储文件夹与元数据的唯一关联。不具备自动建立存储文件夹功能的,扣  0.5 分;自动建立存储文件夹不能确保与元数据的唯一关联的,扣 0.3  分;未使用带语义信息的标识符为存储文件夹命名的,扣  0.2 分。

6.系统应具备自动编制电子档案归档文件目录、案卷目录、卷内文件目录功能。缺少归档文件目录、案卷目录、卷内文件目录编制功能的,每项扣  0.1 分。

 

 

3.6.

检索利用功能

3

1.系统应以权限管理为基础,支持多途径、多角度且易用的检索和利用方式,应能满足用户各类查档需求。

2.系统应具备不设定检索字段的简单检索、选定多项检索字段及其逻辑关系的高级检索、跨档案门类检索、全文检索等功能。不具备跨档案门类简单检索功能的,扣  0.5 分;不具备全文检索功能的,扣 0.4 分;不具备高级检索功能的,扣 0.3  分。

3.系统应具备在线查看、打印、下载目录数据和档案内容功能。缺少目录数据打印、下载功能的,每项扣  0.1 分;缺少档案内容在线查看、打印、下载功能的,每项扣 0.1  分。

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

4.系统应支持档案借阅流程管理和利用审批功能。不具备借阅流程管理功能的,扣  0.3 分;缺少借阅登记、利用效果反馈功能的,每项扣 0.2  分。

5.系统应具备在本单位主要工作网络开展档案自助查询利用服务功能。不具备档案自助查询利用服务功能的,扣  0.6 分;不具备查询数据自动同步功能的,扣 0.3  分。

 

 

3.7.

鉴定统计功能

3

1.系统应具备各门类档案资料的鉴定处置功能,应具备对各种档案资料以及相关业务情况的统计管理功能。

2.系统应具备以自动触发的方式提示处置任务功能。不具备提示处置任务功能的,扣  0.2 分。

3.系统应具备按工作流程开展处置鉴定、续存、销毁、移交、开放鉴定工作功能。缺少流程管理功能的,每项扣  0.2 分;各项流程不具备业务行为元数据自动记录功能的,每项扣 0.2  分。

4.系统应具备实体档案、数字档案资源室藏量的统计功能,统计条件应包含档案门类,保管期限、文件格式、类、卷(件)、年度等。缺少统计条件的,每项扣  0.1 分。

5.系统应具备档案利用情况统计功能,包括利用档案的职能部门及人次、利用实体档案和数字档案门类及数量、数字档案下载浏览量等。不具备档案利用情况统计功能的,扣  0.2 分。

6.系统应具备按档案工作统计年报统计数据功能,通过统计报表、柱图、饼图或曲线等各类方式显示统计报告。不具备统计报表多方式显示功能的,扣

0.2  分。

 

 

3.8.

监督指导功能

3

1.系统应具备对所属单位、部门各门类文件材料归档和档案整理齐全完整和规范性检查。

2.系统应具备按照工作流程开展档案检查功能。不具备流程管理功能的,扣

0.3  分;不具备档案检查提醒功能的,扣  0.1 分。

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

3.系统应具备档案目录、元数据项目齐全规范性自动检查功能。不具备齐全规范性自动检查功能的,每项扣  0.5 分;不具备自动形成检查报告功能的,扣 0.3  分。

4.系统应具备档案内容齐全性、准确性检查功能。不具备齐全性、准确性检查功能的,每项扣  0.5 分;不具备自动形成检查报告功能的,扣 0.3  分。

 

 

3.9.

系统管理功能

3

1.系统应具备日志审计跟踪功能,记录、审计系统各类管理、操作行为。不具备日志审计跟踪功能的,扣  1 分;随机抽检 5 个管理操作行为,发现一个行为记录日志不全的扣  0.1 分,扣满 0.5 分为止。

2.系统应具备三员管理用户组配置功能。不具备三员管理用户组配置功能的,扣  0.5 分。

3.系统应具备功能权限与数据权限授权与关闭授权功能。不具备功能权限授权功能的,扣  0.2 分;不具备数据权限授权功能的,扣 0.2  分。

4.系统应具备具备用户口令或数字证书管理功能。不具备用户口令或数字证书管理功能的,扣  0.3 分。

5.系统应具备多种通用格式的元数据、目录数据和档案内容导入、导出功能。

不具备元数据、目录数据和档案内容导入、导出功能的,每项扣 0.1  分。

6.系统应具备各门类档案档号配置功能。不具备档号配置功能的,扣 0.2  分。

 

 

3.10.

技术文档管理

1

1.系统采用开发方式建设的,应保存功能规格设计说明书、详细设计书、数据库设计书、技术报告、用户手册等文档;采购商品化应用软件的,保存数据库设计文档、用户手册等文档。

2.采用开发方式建设缺少文档的,每项扣 0.2  分;采购商品化应用软件缺少文档的,每项扣  0.5 分。

 

 

3.11.

系统测评鉴定

1

1.以开发方式建设数字档案室应用系统的,系统通过建设方、承建方、监理方、同级档案行政管理部门出具的项目鉴定验收报告。采购商品化应用软件的,应用软件应出具权威部门出具的鉴定报告。

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

2.没有项目鉴定验收报告或权威部门出具的鉴定报告的,扣  1 分。

 

 

3.12.

技术指标要求

1

1.系统平均响应时间不超过 5  秒。平均响应时间超过  5 秒的,扣 0.4 分。

2.独立式数字档案室 5  用户并发访问、集中式数字档案室  10 用户并发访问时,系统运行正常,服务器 CPU  使用率<70%,内存使用率<80%CPU  使用率达不到要求的,扣  0.2 分;内存使用率达不到要求的,扣 0.2  分。

3.系统支持 7*24  长期运行。系统达不到  7*24 长期运行要求的,扣 0.2  分。

 

 

4.

数字档案资源建设

35

 

 

 

4.1.

各种门类电子档案和传统载体档案全部纳入数字档案室应用系统集中统一管理

2

1.涉密与非涉密数字档案资源分别在对应安全保护级别的数字档案室应用系统中管理。涉密档案进入非涉密数字档案室应用系统管理的,扣  0.6 分。 2.各种门类电子档案和传统载体档案全部纳入数字档案室应用系统集中统一管理。缺少门类的,每项扣  0.2 分,扣满 1.4 分为止。

 

 

4.2.

使用档号或唯一标识符为电子档案或传统载体档案数字副本命名

2

1.数字档案室应用系统应使用档号自动命名电子档案或传统载体档案数字副本。使用档号以外的其他唯一标识符自动命名的,扣  0.2 分;未使用唯一标识符命名的,扣 1  分。

2.档号编制不符合《数字档案室建设指南》《档号编制规则》(DA/T  13-94

《归档文件整理规则》(DA/T  22-2015)要求的,扣 0.5 分;档号编制规则存在唯一性和扩展性问题的,扣 0.5  分。

 

 

4.3.

电子文件归档及时,齐全完整,整理规范

6

1.本单位文书、照片、录音、录像等主要门类电子文件及其元数据门类实施归档管理。缺少门类的,每项扣 0.2  分。

2.按照本单位文件材料归档范围,及时接收或收集各门类归档电子文件。按照各门类文件材料归档范围,每门类抽查  20 份上年度归档电子文件,每门类归档率不足 80%的,扣 0.4  分;不足 90%的,扣 0.2  分;达到 95%以上不扣分。文书、照片、录音、录像等主要门类中有一个门类文件材料归档不及时的,每项扣  0.1 分。

3.电子文件归档程序规范。发现本单位文书、照片、录音、录像等主要门类

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

中有一个门类电子文件及其元数据格式不符合标准要求的,扣 0.2 分;发现一个门类电子文件及其元数据存在加密、染毒的,扣  0.1 分;发现一个门类未填写《电子文件归档登记表》的,扣 0.1  分。

4.归档电子文件整理符合国家或地方标准、规范的要求。发现本单位文书、照片、录音、录像等主要门类中有一个门类电子文件整理不规范的,扣  0.2 分。

5.归档电子文件可以正常浏览。抽查近 3  年内 20  份不同格式的归档电子文件,发现一份无法正常浏览电子文件扣  0.1 分,扣满 1 分为止。

 

 

4.4.

电子档案文件格式、质量符合规范要求

6

1.采用规范的计算机文件格式、质量保存文书类电子档案。文书类电子档案的正本、定稿、公文处理单应以  OFDPDFPDF/A  等版式文档格式归档保存,版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T  47-2009),并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换(公文处理单采用 HTMLDOC  等格式的,不扣分);集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以  WPSRTFDOC  等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。文书类电子档案的正本符合《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》(GB/T  9704-2012)要求。抽查 20 件上年度归档的文书类电子档案,发现一份不符合格式、质量要求的电子文件扣

0.1  分,扣满 2  分为止。

2.采用规范的计算机文件格式保存照片类电子档案。照片类电子档案以

TIFFJPEG 格式保存,其可交换图像文件(EXIF)信息保存完整,像素数不低于 300  万。抽查 10  件上年度归档的照片类电子档案,发现一份不符合格式要求的电子文件扣  0.1 分,扣满 1 分为止。

3.采用规范的计算机文件格式保存录音类电子档案。重要或珍贵的录音类电子档案以 WAV  格式保存,其他的以  MP3 格式保存,音频采样率不低于 48 kHz。抽查 5  件录音类电子档案,发现一份不符合格式要求的电子文件扣  0.1

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

分,扣满 0.5  分为止。

4.采用规范的计算机文件格式保存录像类电子档案。录像类电子档案以

MPGMP4  格式保存,比特率不低于  8Mbps。抽查 5  件录像类电子档案,发现一份不符合格式要求的电子文件扣  0.1 分,扣满 0.5 分为止。

 

 

4.5.

电子档案元数据齐全完整

6

1.文书类电子档案文件实体基本元数据齐全完整,包括:聚合层次、立档单位名称、档号、年度、机构或问题,保管期限、题名、日期、责任者、文件编号、密级、件号、子件号、稿本、文件组合类型、页数、稿本、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序、紧急程度、主送、抄送、信息系统描述、当前位置、脱机载体编号、脱机载体存址、签名规则、签名时间、签名人、签名结果、证书、证书引证、签名算法标识、数字化时间、数字化对象描述、数字化授权信息、色彩空间、扫描分辨率、扫描色彩模式、存储格式、存储路径、扫描设备类型、扫描设备制造商、扫描设备型号、数字化软件名称、数字化软件版本、数字化软件生产商、阅读所需软硬件条件、数字化成果移交接收信息等。记录关键管理过程的机构人员实体、业务实体等元数据齐全完整,关键管理过程包括电子文件拟办过程、用印,以及归档登记、数字签名、销毁、移交、迁移等。抽查  20 件处于不同管理节点的文书类电子档案,发现一份电子档案元数据项目不齐全扣 0.1  分,扣满 2  分为止。

2.照片类电子档案的档案实体元数据齐全完整,包括:聚合层次、档号、年度、题名、摄影者、著录者、摄影时间、数字化时间、修改时间、人物、地点、版权信息、在线存址、离线存址、密级、业务活动描述、计算机文件名、计算机文件大小、格式信息、垂直分辨率、水平分辨率、图像宽度、图像高度、色彩空间、设备制造商、设备型号、签名规则、签名时间、签名人、签名结果、证书、证书引证、签名算法标识等。记录关键管理过程的机构人员实体、业务实体等元数据齐全完整,关键管理过程包括归档登记、数字签名、

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

销毁、移交、迁移等。抽查 10  件处于不同管理节点的照片类电子档案,发现一份电子档案元数据项目不齐全扣  0.1 分,扣满 1 分为止。

3.录音类电子档案的档案实体元数据齐全完整,包括:聚合层次、档号、年度、题名、录音者、录音时间、人物、地点、业务活动描述、密级、保管期限、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、设备制造商、设备型号、签名规则、签名时间、签名人、签名结果、证书、证书引证、签名算法标识等。记录关键管理过程的机构人员实体、业务实体等元数据齐全完整,关键管理过程包括归档登记、数字签名、销毁、移交、迁移等。抽查  5 件录音类电子档案,发现一份电子档案元数据项目不齐全扣 0.1  分,扣满 0.5  分为止。

4.录像类电子档案的档案实体元数据齐全完整,包括:聚合层次、档号、年度、摄像者、编辑者、摄像时间、人物、地点、业务活动描述、密级、保管期限、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、视频编码标准、色彩空间、帧大小、帧速率、视频比特率、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、设备制造商、设备型号、签名规则、签名时间、签名人、签名结果、证书、证书引证、签名算法标识等。  记录关键管理过程的机构人员实体、业务实体等元数据齐全完整,关键管理过程包括归档登记、数字签名、销毁、移交、迁移等。抽查 5  件录像类电子档案,发现一份电子档案元数据项目不齐全扣  0.1 分,扣满 0.5 分为止。

 

 

4.6.

传统载体档案数字化

7

1.规划本单位档案数字化工作,制定符合规范要求的档案数字化总体规划。未制定档案数字化总体规划的,扣  0.2 分;方案要求存在不符合规范要求的,扣 0.1  分。

2.档案数字化工作文件收集齐全且管理规范。数字化工作文件包括数字化工作方案、数字化审批书、数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、数字化成果移交清单等,采取委托外部机构实施时,还应包括项目招标文件、投

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。上述数字化工作文件收集不齐全的,扣 0.1  分;数字化工作文件未整理归档的,扣  0.1 分;保管期限低于数字化对象保管期限的,扣 0.1  分。

3.室藏非涉密,保管期限为永久、长期(30  年)文书档案数字化率达到  60% 以上。未开展数字化工作的,扣 3 分;完成率在 60%以下的,按比例扣分。

4.以磁带、银盐感光材料为记录载体的照片、录音、录像档案全部数字化。

未开展工作的,扣 2  分;未完成的,按比例扣分。

5.建立档案数字化外包项目管理档案,数字化服务外包安全管理工作符合国家规范要求。检查档案数字化外包项目管理档案,档案整理不齐全的,扣  0.2 分;数字化外包项目管理档案内容不规范(包括服务外包合同、外包公司资质、数字化操作规程、监管记录不符合规范要求,未签订保密协议,未制定保密制度等)的,扣  0.2 分。

6.传统载体档案数字化技术参数等符合国家、行业或本省标准规范要求。纸质档案(含银盐感光纸质照片档案)数字化技术参数、图像处理、数字化元数据采集、目录数据库建设、数字副本命名和文件格式符合《纸质档案数字化规范(DA/T  31)》《档案著录规则》(DA/T  18)等标准要求;录音档案、录像档案数字化技术参数、图像处理、数字化元数据采集、目录数据库建设、数字副本命名和文件格式符合《档案著录规则》(DA/T  18)等标准,以及本评价指标 3.4.33.4.43.5.33.5.4  等要求。抽查 10  件纸质档案数字化副本和  5 件录音录像档案数字化副本,发现一份档案数字化技术参数不符合要求扣 0.1  分,扣满 1  分为止。

 

 

4.7.

传统载体档案数据库建设

6

1.完成室藏全部传统载体档案目录数据库建设,数据库质量符合要求。未开展各门类档案案卷级目录数据库建设的,扣  1 分;未完成的,按比例扣分。为开展各门类档案文件级目录数据库建设的,扣 2  分;未完成的,按比例扣分。数据库质量存在问题的,扣  0.2 分。

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

2.室藏涉密档案目录数据库或元数据库管理符合国家有关规定。各门类涉密档案目录数据或元数据的非涉密著录项,包括档号、档案门类代码、年度、保管期限、密级等应纳入非涉密数字档案室应用系统管理。未纳入管理的,扣  0.2 分。

3.室藏传统载体档案目录数据管理规范,各门类传统载体档案目录数据与相应数字化元数据、数字档案室应用系统相应元数据库融合管理。未融合管理的,扣  0.1 分。

4.室藏传统载体档案数字副本全部导入数字档案室应用系统,并通过档号或计算机文件名等与相应的元数据建立关联。抽查 10  件档案,检测目录与数字化副本的关联关系,发现一份档案关联关系有问题扣  0.1 分,扣满 0.5 分为止。

5.按照本单位电子政务信息备份和数字档案资源备份策略开展备份工作。未实施近线备份的,扣  0.4 分;未实施异地备份的,扣 0.6 分;未实施数字档案资源离线备份的,扣 1  分;离线备份存储结构不规范的,扣  0.1 分;离线存储介质编号不规范的,扣 0.1  分。检查离线数据备份记录和备份介质,备份不及时或备份内容不完整的,每项扣  0.1 分;备份介质管理不规范的,扣

0.1  分。

 

 

5.

保障体系建设

15

 

 

 

5.1.

数字档案室建设经费保障

4

1.数字档案室建设、管理、升级和运维等费用纳入本单位预算。未纳入本单位预算的,扣  2 分。

2.数字档案室软件开发与维护,硬件配置、维护、升级,室藏档案数字化等费用能满足工作需要。经费不足的按比例扣分,扣满  2 分为止。

 

 

5.2.

数字档案室建设制度保障

7

1.制定并实施本单位数字档案室建设中长期规划或在单位信息化工作中长期规划中有档案工作内容。未制定并实施规划的,扣 1  分。

2.制定并实施文书、照片、录音、录像、科技、专业等门类档案分类方案。

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

分类方案缺少门类的,每项扣 0.2  分;分类方案不规范的,扣  0.1 分。

3.制定并实施文件材料归档范围和档案保管期限处置表。未制定的,扣 1  分;未通过同级档案行政管理部门审查的,扣  0.5 分。

4.制定并实施包含文书、照片、录音、录像、科技、专业等门类电子档案元数据方案。缺少电子档案元数据方案的,每项扣  0.2 分;元数据方案不规范的,扣 0.1 分。

5.制定并实施文件材料归档制度、人才配备与经费保障制度、数字档案资源备份管理制度、数字档案室应用系统运维和安全管理制度、数字档案室突发事件应急预案、数字档案室管理工作奖励和责任追究制度,电子档案鉴定和销毁制度、移交制度、保密制度和利用制度。缺少制度的,每项扣  0.2 分。

 

 

5.3.

数字档案室建设人才保障

4

1.电子文件归档工作纳入单位业务工作流程。发现一项主要业务工作流程未纳入归档工作扣  0.2 分,扣满 1 分为止。

2.数字档案室配备专职管理人员,集中式数字档案室应配备  2 名以上专职管理人员。未配备专职管理人员的,扣 2  分,集中式数字档案室专职管理人员不足  2 人的,缺一人扣 0.5 分,扣满 1  分为止。

3.数字档案室专职管理人员应具备档案或信息技术相关专业的本科以上学历,能胜任数字档案室管理工作。专职管理人员不胜任工作的,扣  1 分。

 

 

6.

工作亮点 (加分项)

8

 

 

 

6.1.

专业类纸质档案全部建立目录数据库

2

1.完成全部专业档案案卷级(以卷为单位)或文件级(以件为单位)目录数据库建设加  1 分,未全部完成的按比例加分。

2.目录数据库结构符合相关标准规范要求并导入数字档案室应用系统的,加

1  分。

 

 

6.2.

反映本单位主要职能活动的专业类电子文件实现归档

2

1.形成的电子文件属于国家专业档案基本目录范畴的,其业务系统具备满足

《数字档案室建设指南》“5.5.2  专业类电子文件归档基本要求、本评价指标 3.14.34.44.5  等要求的电子文件归档功能,加  1 分。

 

 

 

项目

评价指标

标准分

评价细则及评分标准

自评

计分

 

 

 

2.本单位属于种国家专业档案基本目录范畴,实现  1 种以上专业类电子文件归档的,加 1  分。

 

 

6.3.

对纸质文书档案数字副本进行 OCR  识别

2

1.在形成纸质文书档案源版数字图像基础上,经 OCR  识别等技术生成一套双层  PDF 格式数字副本,或者生成一套 TXT  格式数字副本加  1 分,两种格式数字副本不重复加分。

2.OCR  识别率达到 100%,识别正确率达到 90%,加 1  分。

 

 

6.4.

开展低价值电子档案单轨管理

2

1.完成电子文件长期保存所需配套制度、设施设备的配置工作,制定的长期保存策略完善合理的,加  1 分。

2.在电子档案齐全完整性、保持电子档案之间有机联系、计算机文件格式和元数据采集等方面符合本评价指标基础上,对管理期限为  10 年的部分文书类电子档案实行单套管理并形成经验的,加 1  分。

 

 

 

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