一、 编制说明
（一）为适应我校档案工作需要，实现档案管理的标准化和规范化，根据《高等学校档案实体分类法》，结合本校实际情况，制定本方案。
（二）按本校档案形成的领域范畴，结合内容性质和职能性质，分为：党群行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像、人员、名人、校史、上级文件、实物等15个一级类目。
（三）本校档案实体分类的档号由年度号、分类号、案卷号三大部分组成，用连接号“-”连接各组代码。即年度号-分类号-案卷号。
1．年度号由四位阿拉伯数字组成。如“2000”。
2．分类号是档号的主体，一般由实体分类的一、二级类目的标识符组成。少数扩展到三级类目。
一级类目的标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母（采用大写形式），如党群（dang qun）类简称标识：DQ。
二级类目的标识符号采用双位制编码（用阿拉伯数字表示），各类的第一个二级类目，即“综合”均为“11”，其余可以从12依顺序层累，但10、20……等带“0”的数字不用。
三级类目标识符与二级类目相同。
3．案卷号即案卷顺序号，它是在分类号的最下位类目，对该类目内的案卷编制的顺序号，用阿拉伯数字按1~n标识。
其模式如下：
2000-DQ11-1~n
案卷号
党群类档案二级类目代号} 分
党群类档案一级类目代号} 类
号
年度号
二、类目代号简表、档号模式
（一）党群、行政类
一级类目代号：DQ
二级类目代号：
11 党务综合（党办、保密委员会、党代会、分党委、党总支、直属支部综合材料入此）
12 纪检(党员奖惩材料入此)
13 组织（本部有关干部任免、党校材料入此）
14 宣传教育
15 统战（民主党派、侨联材料入此）
16 工会（妇女工作、教职工代表大会材料入此）
17 团委（学生会、研究生会、学生社团材料入此）
档号模式：
2000-DQ11-1~n
案卷号
党群类二级类目代号} 分
党群类一级类目代号} 类
号
年度号
年度用自然年度
（二）行政类
一级类目代号:XZ
二级类目代号：
11行政综合（校办、学校评估、院（系）所、中心等单位材料入此 ）
12 人事（干部任免、师资培养、职称评定、行政奖惩材料入此）
13监察、 审计
14 武装、保卫
15 后勤（房产、医疗卫生、计划生育材料入此）
16 档案 、图书、文博 档号模式：
2000-XZ11-1~n
案卷号
行政类二级类目代号} 分
行政类一级类目代号} 类
年度号 号
年度用自然年度
（三）教学类
一级类目代号:JX
二级类目代号：
11 综合(学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此)
12 学科与实验室建设（专业设置入此）
13 招生
14 学籍（学生奖惩材料入此）
15 课堂教学与教学实践（军训材料入此）
16 学位
17 毕业生（毕业生信息反馈工作入此）
18 教材
三级目录代号（按办学层次分三级类目，详见简表）
教学类二级、三级类目代号简表
二级类目
|
三级类目
|
11综合
|
|
12学科与实验室建设
|
|
13招生
|
|
14学籍
|
11综合（学籍管理范围内）
|
12博士生教育
|
13研究生教育
|
14全日制本、专科教育
|
15成人教育
|
15课堂教学与教学实践
|
|
16学位
|
|
17毕业生
|
|
18教材
|
|
档号模式：
2000-JX1411-1~n
案卷号
教学类档案三级类目代号} 分
教学类档案二级类目代号} 类
教学类档案一级类目代号} 号
年度号
年度按照文件材料的属性分别用自然年度及教学年度立卷（学生学籍表、成绩表用完成年度）
（四）科学研究
一级类目代号:KY
二级类目代号：
11综合
12 科研项目
13 专利
14 横向科技合同
档号模式：
2000-KY11-1~n
案卷号
科研类二级类目代号} 分
科研类一级类目代号} 类
号
年度号
综合类使用自然年度，课题（项目）用完成年度
（五）产品开发与科技开发类
一级类目代号:CP
二级类目代号：
11 综合
12 产品
档号模式：
2000-CP11-1~n
案卷号
产品类二级类目代号} 分
产品类一级类目代号} 类
年度号 号
综合类用自然年度
产品项目用产品投入生产和科技开发的自然年度
（六）基本建设类
一级类目代号:JJ
二级类目代号：
11 综合
12 工程项目
13房屋产权
三级类目代号（按属类分三级类目，详见简表）
基建类档案二级、三级类目代号简表
|
二级类目
|
三级类目
|
11综合
|
|
12工程项目
|
|
|
11按单项工程顺序层累
|
13房屋产权
|
|
|
11公有产权
|
|
12房改材料
|
档号模式：
2000-JJ1211-1~n
案卷号
基建类档案三级类目代号} 分
基建类档案二级类目代号} 类
基建类档案一级类目代号} 号
年度号
综合类用自然年度
单项工程用竣工年度
（七）仪器设备类
一级类目代号:SB
二级类目代号：
11 综合
12 仪器设备种类
档号模式：
2000-CP11-1~n
案卷号
仪器设备类二级类目代号}分
仪器设备类一级类目代号}类
年度号 号
综合类用自然年度
仪器设备种类用仪器设备购置的年度
（七）出版类
一级类目代号:CB
二级类目代号：
11 综合
12 报纸
13 刊物
14 书稿
15 音像
三级类目代号（详见简表）
出版类档案二级、三级类目代号简表
二级类目
|
三级类目
|
11综合
|
|
12报纸
|
|
13刊物
|
11社会科学版
|
12自然科学版
|
13其他
|
14书稿
|
|
15音像
|
|
档号模式：
2000-CB1311-1~n
案卷号
出版类档案三级类目代号} 分
出版类档案二级类目代号} 类
出版类档案一级类目代号} 号
年度号
（八）外事类
一级类目代号:WS
二级类目代号：
11 综合
12 出国（境）(政审材料、外汇经费、延长期限材料入此)
13 来校（接待外宾等材料入此）
14 国际合作与会议（与外国联合办学材料入此）
15 外国留学生工作（外国留学生奖惩材料入此）
档号模式：
2000-WS11-1~n
案卷号
外事类二级类目代号} 分
外事类一级类目代号} 类
年度号 号
年度用自然年度
（九）财会类
一级类目代号:CK
二级类目代号：
11 综合(基金管理等入此)
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册（奖金、助学金、国库劵材料入此）
三级类目代号
1、根据学校的发展情况，在二级类目后，暂定校本部三级类目1111为综合、1211为会计报表、1311为会计账簿、1411为会计凭证、1511为工资清册。
2、各校区未取消之前，为方便查找利用档案，暂定各校区的财会类档案类目代号，统一在校本部三级类目后用半角圆点“.”加上设定的阿拉伯数字组成。
（详见如下表）
校本部财会类档案二级、三级类目代号简表（含各校区类目代号）
|
|
广园校区（校本部）类目代号
|
桂花岗校区类目代号
|
麓湖校区类目代号
|
起义路校区类目代号
|
龙洞校区类目代号
|
综合
|
1111
|
1111.1
|
1111.2
|
1111.3
|
1111.4
|
会计报表
|
1211
|
1211.1
|
1211.2
|
1211.3
|
1211.4
|
会计账簿
|
1311
|
1311.1
|
1311.2
|
1311.3
|
1311.4
|
凭证
|
1411
|
1411.1
|
1411.2
|
1411.3
|
1411.4
|
工资清册及其他
|
1511
|
1511.1
|
1511.2
|
1511.3
|
1511.4
|
|
|
|
|
|
|
说明：待各校区集中为一个大校整体时，.1，.2，.3，.4即可删除。原1111.1，1111.2，……的编号材料，作为广州大学合并初期各校区所产生的材料。
|
档号模式：
年度用财会类档案形成的自然年度
（十）声像载体档案
一级类目代号:SX
二级类目代号：
11底片
12 照片
13 录音带
14 录像带
15 幻灯片
16 磁盘
17 影视胶片
18 微缩胶片
19 光盘
档号模式：
2000-SX11-1~n
案卷号
声像类二级类目代号} 分
声像类一级类目代号} 类
年度号 号
年度用声像档案形成的自然年度
（十一）人员档案类
一级类目代号:RY
二级类目代号：
11综合
12已故人员
13其他人员（出国、离职、犯罪等）
档号模式：
2000-RY11-1~n
案卷号
人员档案类二级类目代号} 分
人员档案类一级类目代号} 类
年度号 号
年度用人员去世的年度
（十二）名人档案类
一级类目代号:MR
二级类目代号：
11综合
12校内、外名人
档号模式：
2000-MR11-1~n
案卷号
名人档案类二级类目代号} 分
名人档案类一级类目代号} 类
年度号 号
年度用名人档案归档年度
（十三）校史类
一级类目代号:XS
二级类目代号：
11（综合）
12（校史）
档号模式：
2000-XS11-1~n
案卷号
校史类档案二级类目代号}分
校史类档案一级类目代号}类
号
年度号
年度用校史类档案形成的自然年度
（十四）上级文件类
一级类目代号:SJ
二级类目代号：
11综合
12中共中央
13国务院
14国家教委
15中共广东省委（含纪检会、组织部、宣传部、统战部等）
16广东省人民政府（省高教厅、招生办等）
17中共广州市委（含纪检会、组织部、宣传部、统战部等）
18广州市人民政府（市教委、市招生办等）
19其他
档号模式：
2000-SJ11-1~n
案卷号
上级文件类档案二级类目代号}分
上级文件类档案一级类目代号}类
年度号 号
年度用上级文件类档案形成的自然年度
（十五）实物类
一级类目代号SW
二级类目代号：
11综合
12奖品类
13礼品类
14纪念品类
档号模式：
2000-SJ11-1~n
案卷号
实物类档案二级类目代号} 分
实物类档案一级类目代号} 类
号
年度号
年度用实物类档案形成的自然年度
