2019年12月11日，我馆研究馆员王素贞率队赴华南理工大学进行数字化专题调研，与华南理工档案馆档案馆进入深入而愉悦的交流学习之后，调研团成员一致认为，面对面学习交流是更好地推进档案系统建设和各项档案事业发展的一个高效途径。在调研中，我们发现新时期实体档案库房建设和管理、系统查阅利用也讲究新方法和新理念，故调研团吸纳了负责库房管理的陈秀云老师，共同参与到高校同行的学习之旅。至此，我们调研团成员阵容人数合适，分工合理：研究馆员王素贞老师负责整体统筹指导，负责财务保障的谢瑶妮老师从建设资金方面进行参考和规划，库房管理陈秀云老师重点参观学习其他高校的库房管理经验，李静老师从系统建设的需求和技术进行考察学习。

    在与华工档案同行交流之后，调研团一行四人于次日（12月12日）到广东工业大学档案馆（东风路校区）学习交流。广工档案馆的甘雨老师热情接待了我们。

广东工业大学档案馆借力高水平大学建设，斥资500万打造了一套软硬件相结合的档案管理规划，其档案管理系统对接学校相关归档部门。而这个工作主要是甘雨老师负责。

图1  交流学习会议现场1

李静老师首先介绍了我们广州大学档案系统的现状和规划，我们目前在用的档案管理系统南大之星由于缺乏有效的功能升级和再开发，已不能满足电子文件时代对电子档案的收集、整理和利用，结合我校部门立卷的现状，我馆提出先建设声像档案系统，再规划综合档案系统。以声像档案系统作为部门立卷的前期试点，对于全校二级单位部门立卷的推广具有极大意义。李静老师提出了系统建设的初步想法和需求。

甘雨老师介绍了广工档案馆在用的档案系统的管理模式。二级部门采用C/S的档案收集客户端，档案馆采用B/S的档案管理，这一点与华工有些相似（C/S和B/S相结合），这样的双重收管模式具有独特优点：档案采集端采用客户端模式，界面清晰，录入简洁，有利用二级部门的工作开展，不会增加太复杂的程序。目前广工的声像档案前端采集使用的是图友软件，后端管理使用的是与同略科技合作研发的综合档案管理平台。其中元数据提取和格式转换功能在前端实现，各部门的声像档案上传到采集端之后，经预归档，归档到系统管理端，档案管理端有一个空间，可以暂存各部门归集的声像档案。待各部门归集完毕，系统可自动整理和按既定规则对年度内的照片统一排序。其档案系统，颠覆了传统档案整理模式，大大节约了档案整理的时间，让档案人员和兼职档案员从繁琐枯燥的档案管理工作中解放出来。

图2  交流学习会议现场2

就系统的查询、检索、入口及网上校史馆，甘雨老师给我们实地展示。并就电子印章、电子档案系统和综合档案系统 双套及单套的问题，双方进行了深入的交流。

最后，我们参观了广工档案馆的库房分布和恒温恒湿设备。据悉，广工档案馆由于基本实现馆藏档案的数字化，所以查阅大都在电脑上进行，不需进库房拿取。恒温恒湿设备24小时不间断开启。

通过对广工档案馆的调研，我们对将要采集的声像档案系统的整体架构、前后端功能划分、系统建设的注意事项、开放式接口的预留、与其他系统的对接等有清晰的了解。同时广工档案馆库房的分布对我馆的库房建设有极大的参考价值。