第一章  总  则    

第一条  为规范我校档案工作，有效地保护、利用和开发学校档案资源，进一步提高档案管理水平，为学校建设国内一流、世界知名的高水平研究型大学提供优质的档案服务。依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号，以下简称“27号令”），特制定本办法。  

第二条  本办法所称档案，是指学校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的，对学校（包括师生员工）及社会（包括广大校友）有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。  

第三条  各二级单位（含机关部处、教辅单位、学院、直属单位，下同）在工作活动中形成的不同门类、不同形式、不同载体的档案，由学校档案馆统一集中管理（特殊情况实行二级管理），以确保学校档案的完整、系统、安全，便于档案资源的开发利用及共享。  

第四条  学校档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校管理水平的重要标志，学校将其纳入整体发展规划，并促进其与学校其他工作同步发展。  

第五条  建立健全与学校办学规模相适应的学校档案馆，按照馆藏档案数量及管理工作量确定内设机构、人员编制、档案馆舍、管理设施以及档案经费的配置，切实保证档案工作的持续发展。  

第六条  学校档案馆既是管理机构，也是业务部门，具有档案行政管理和业务管理的双重职能。  

第七条  各二级单位应将档案工作与其他工作同步管理，应配备专兼职档案员负责本单位立卷归档工作，其工作情况作为检查、考核其工作业绩的重要依据之一。  

   

第二章  管理体制及职责    

第八条  学校档案工作由学校档案工作委员会领导，其主要职责是：  

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，审核学校档案工作规章制度；  

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；  

（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；  

（四）协助校长负责学校档案工作，研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题；学校档案工作同时接受上级教育行政部门领导和上级档案行政部门的业务指导、监督、评估与检查。  

第九条  档案工作委员会是学校档案工作的宏观管理机构，其主要职责是：  

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规，审定学校档案工作规划及规章制度；  

（二）研究决定学校档案工作发展的重要事项；  

（三）协调部署定期进行的全校档案工作检查、考核与评比工作。  

第十条  档案馆是学校档案工作委员会的常设机构，也是学校档案工作的职能管理部门，其主要职责是：  

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，负责制定全校档案管理工作规划；  

（二）完善和制定学校档案管理工作的规章制度，并监督、检查各二级单位贯彻落实情况；  

（三）负责全校专、兼职档案管理人员队伍建设，对学校各二级单位档案工作人员进行业务培训和指导；负责督促、检查和指导校内各二级单位的档案工作；  

（四）负责对全校各类档案和有关资料的收集、整理、保管、统计与鉴定，  

维护学校档案的完整性、系统性与安全性；  

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；  

（六）组织开展档案的开放和利用工作；  

（七）编制检索工具，编研、出版档案、校史资料，开发档案信息资源；  

（八）组织开展档案学术研究和经验交流等活动；  

（九）组织开展“6·9”国际档案日及日常宣传教育活动，充分发挥档案文化的育人功能；  

（十）负责校史档案征集、整理工作；  

（十一）承担学校委托的其他工作。  

第十一条  学校根据实际需要可设立若干档案分室，档案分室受学校业务主管部门领导和学校档案馆的业务指导。  

校内具有独立法人资格的单位应设立相应的档案室，负责管理本单位形成的具有保存价值的档案材料。  

第十二条  学校专职档案工作人员应当认真执行党和国家的法律方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案专业知识和相应的科学文化知识，掌握现代化管理技能。专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或职员职级制。  

第十三条  各二级单位应指定一名负责人分管档案工作，对本单位各类档案材料的收集、整理工作进行督促检查。要根据本单位档案工作实际设置专兼职档案员，负责档案管理工作，并为其开展档案工作提供必要条件。各二级单位专兼职档案员应保持相对稳定，以保证本单位教学、科研、管理、对外交流等工作实现完整、准确、系统的档案材料归档保存。  

   

第三章 档案的接收    

第十四条  学校实行档案材料形成单位及课题组立卷制度。各二级单位要按照学校档案归档范围和整理规范，将本单位或课题组形成的档案材料收集完整，整理组卷，定期向学校档案馆移交。学校档案馆应对各二级单位的立卷工作给予指导。  

第十五条  学校的重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果和重大设备采购项目等在验收、鉴定前，必须由档案馆和业务主管部门对工程、项目或成果进行档案验收。  

第十六条  各二级单位的立卷归档工作应按照《高等学校档案管理办法》（“27号令”）中的有关规定执行。  

各类档案材料的归档范围和保管期限，按照《广州大学档案归档范围和保管期限表》的有关规定执行。  

第十七条  经学校管理信息系统形成的电子文件及纸质文件等档案材料电子版归档工作，应结合学校实际，按照国家有关电子文件归档与管理的相关办法执行。  

第十八条  各二级单位立卷归档的档案材料，应符合下列要求：  

（一）纸质档案材料和电子档案材料同步归档；  

（二）归档的档案材料齐全完整，如有破损应予以修复并复印，将修复的破损原件附在复印件之后一并归档；  

（三）归档的档案材料要遵循其形成规律，保持相互之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；  

（四）归档的档案材料用纸应规范，纸质优良，打印字迹清楚，应用黑色笔书写；  

（五）案卷标题简明确切，卷内目录、备考表符合规范要求；  

（六）归档的档案材料著录信息符合学校档案管理系统要求。  

第十九条  归档时间及档案接收各门类档案归档时间如下：  

（一）学校管理信息系统或办公自动化系统产生的电子文件材料应实时归档；  

（二）各二级单位应在次学年6月底前将上年度形成的综合文书等材料归档；  

（三）各学院毕业生的毕业合影（分班级），应在学生毕业当年的11月底前归档；其他声像档案应在次学年6月底前归档；  

（四）学籍表及成绩单应在学生毕业当年11月底前归档；学位材料应在授予学位的学期末或下学期初归档；  

（五）科研类档案应在项目完成后2个月内归档；基建项目档案应在竣工验收后的3个月内归档；设备档案应在设备验收完毕投入使用后2个月内归档；财会凭证档案应在财会部门保存2年后归档；  

（六）全校性重大活动应在活动结束后1月内归档；人物档案及实物档案随时归档。  

学校档案馆接收档案时，首先要检查案卷质量，再根据移交清单，与移交人共同核对清点移交案卷，符合要求并核对无误后，交接双方在移交清单（一式两份）上签名（或盖章）。凡不符合要求的档案，学校档案馆有权拒绝接收。  

第二十条  凡列入学校归档范围的档案，任何人不得拒绝移交归档或据为己有。学校档案馆征集或接受个人捐献其在非职务活动中形成的珍贵档案材料，对捐赠者颁发广州大学捐赠证书。  

   

第四章  档案的保管    

第二十一条 学校档案由学校档案馆分类保管。在国家需要或列入国家档案馆接收范围时，应按要求提供所需档案的复制件或原件。  

第二十二条 学校档案馆根据学校档案实体分类的有关方案，对馆藏档案进行分类、编号、上架，编制检索工具。根据档案的保密程度确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度，做好档案的利用效果登记。  

第二十三条  学校档案馆应及时研究、改进档案保护技术，及时修补、修复残破档案。建立和健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。  

第二十四条 学校档案馆应组织做好档案的鉴定销毁工作。对于保管期限已满的档案，须征得有关部门同意，成立档案鉴定工作小组，将要销毁的档案编制清册，报学校主管领导审批后予以销毁。销毁档案时应指定专人实施，有关部门派人监销，并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。  

第二十五条 学校档案馆要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行统计和检查；并按国家和广东省有关规定报送档案工作基本情况统计报表。  

   

第五章  档案的利用与公布    

第二十六条  学校档案馆应按照国家有关规定向学校和社会公布开放档案，提供档案利用服务。属下列情况之一者，不对外开放：  

（一）涉及国家秘密的；  

（二）涉及专利或者技术秘密的；  

（三）涉及个人隐私的；  

（四）档案形成单位限制利用的。  

第二十七条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已开放的档案。  

境外组织或个人利用开放档案的，应按照国家有关规定，经学校国际交流与合作处及有关部门批准后方可登记利用。  

第二十八条  单位和个人利用未开放档案，应根据未开放档案的实际情况，履行相关审批手续。利用一般性未开放档案，应由学校档案馆负责人批准；利用未公开的科研档案，应经业务主管部门或第一完成人同意，必要时报请主管校领导审批；利用涉密档案，应由学校党委保密委员会办公室审批，必要时报请主管校领导审批。  

第二十九条 学校档案馆一般不提供重要或珍贵档案的原件借出服务，如有特殊需要，应经学校档案馆负责人批准，必要时报请主管校领导审批。  

第三十条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门，加盖学校档案证明专用章的档案复制件，其效力等同于原件。  

第三十一条 学校档案馆应设立专门的档案阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。  

第三十二条 学校档案馆按照国家、省及学校有关规定向用于个人或商业目的的档案利用者合理收取费用；社会组织和个人利用其所移交或捐赠的档案，学校档案馆应当无偿和优先提供利用；个人寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有，学校档案馆如需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。  

第三十三条 学校档案馆应当积极开展档案编研工作，并采取多种形式开展档案文化的挖掘与传播工作。  

   

第六章  条件保障    

第三十四条 学校档案工作所需经费列入学校预算，以保证档案工作的需求。学校要加大力度推进档案信息化建设，并安排专项经费，用于档案信息化特别是数字档案馆的建设，以保障其在高水平大学建设过程中的档案信息资源的支撑作用，有计划地为档案馆配置必要的软硬件设备。  

第三十五条 学校根据发展规模和馆藏档案的增加数量，为学校档案馆提供集中、专用、符合现代化档案管理要求和档案文化传播要求的综合性档案工作场所，包括档案库房，配置恒温、恒湿、防火、防有害生物等的必要设施。  

各二级单位也应根据本单位档案工作情况，提供相应的档案管理用房和用于保存本单位归档文件的档案装具、设备等。所需经费，由各二级单位解决。  

   

第七章  奖励与处罚    

第三十六条 学校建立档案工作检查、考核、评比制度，定期进行全校性档案工作的检查、考核和评比。  

第三十七条  对在档案工作中做出下列贡献或成绩的单位或个人，给予表彰奖励：  

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；  

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；  

（三）在档案史料研究及档案文化传播工作中做出重要贡献的；  

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的。  

第三十八条  对有下列行为之一的档案工作负责人及直接责任人依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。  

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档的；  

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；  

（三）涂改、伪造档案的；  

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；  

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；  

（六）其他违反档案法律法规的行为。  

   

第八章  附则    

第三十九条  本办法解释权归广州大学档案馆。  

第四十条  本办法自学校颁发之日起实施。